Mantenir registres és el que a la majoria de la gent, amb l'excepció dels comptadors, no els agrada pensar i, certament, no els agrada fer. Hauria de ser més fàcil fer front a aquestes factures, rebuts, etc., oi? Afortunadament, també és possible, passant a la comptabilitat digital.
Per a moltes persones, inclòs l'autor d'aquest article, és una gran barrera passar a una administració digital. Tot i així, us recomanem absolutament que ho feu. No és complicat i t'estalvia una quantitat increïble de temps després. T'ajudarem en el teu camí, i de seguida et donarem el primer consell: canviar a l'inici d'un nou exercici, que és molt més fàcil que a la meitat de l'any.
Comptabilitat vs Administració
Els termes comptabilitat i administració s'utilitzen sovint de manera intercanviable. No és convenient, perquè són dues coses completament diferents. L'administració guarda les teves factures, rebuts, és a dir, els articles entrants i sortints. La comptabilitat és la correcció de la comptabilitat per a les autoritats tributàries, l'aplicació de la normativa, etc. Aquest article tracta sobre la digitalització de la vostra administració. No som comptables, així que no us podem ajudar amb la part substantiva de la qüestió, però sí amb la tecnologia. De tant en tant expliquem alguna cosa de fons, però si realment no entens res de comptabilitat i administració, és més convenient fer-ho juntament amb una altra persona.
01 Comptable
Ho tocarem breument en el context de Comptabilitat versus administració: no som comptables. A l'hora de configurar l'administració digital, s'han d'emplenar coses importants, com ara el saldo inicial. Són preguntes per a les quals només hem consultat el nostre comptable. Si ho sabeu tot sobre els comptes del llibre major, les entrades provisionals, les mutacions, etc., probablement ho podeu omplir tot per vosaltres mateixos. Si no, pot ser una bona idea consultar un comptable. No heu de transferir tota la vostra comptabilitat immediatament, però el millor és demanar-los que comproveu si heu configurat les coses correctament quan hàgiu acabat de configurar el vostre paquet de comptabilitat. Per cert, sempre aconsellem a tothom que contracti un comptable, el fet que es recuperin ells mateixos no és absolutament cap mite. Al lloc de Business Growing trobareu una guia útil per trobar un bon comptable.
02 Trieu el paquet de comptabilitat
Escollir un paquet de comptabilitat és un pas important. No obstant això, hauràs de treballar-hi amb regularitat, per la qual cosa és important escollir un paquet que et convingui bé. N'hem provat molts i, segons la nostra opinió, hi ha dos candidats molt bons: Exact Online i e-Boekhoudt.nl. Exact Online és el paquet més extens, però també molt més complicat i més car. e-Boekhoudt.nl és una mica més amigable, t'ofereix tot el que necessites i és molt més barat. A més, el servei és fàcil d'integrar, per exemple, amb la vostra botiga en línia (tot i que és massa extens per descriure-ho en aquest article. Per aquests motius hem escollit e-Boek Keeping.nl com a exemple per a aquest curs bàsic. Tanmateix, el principi és el mateix a tot arreu, així que no dubteu a triar el vostre propi paquet.
03 Rebuts digitals
Per descomptat, la comptabilitat digital també significa que has de digitalitzar tots els teus rebuts. El paquet que utilitzem en aquest curs inclou una aplicació que escaneja els rebuts, però si utilitzeu un altre paquet que no el tingui, us recomanem Turboscan (es pot trobar tant a Google Play Store com a Apple App Store). Amb aquesta aplicació podeu escanejar fàcilment els vostres rebuts, després del qual es poden emmagatzemar al núvol. Petit consell: apreneu a escanejar els rebuts immediatament quan els rebeu. Això pot semblar una mica boig a la botiga, però us garanteix que mai tornareu a perdre un rebut. A més, mantenir-se al dia amb la teva administració es converteix en una brisa, perquè ja no has d'escanejar tots els teus rebuts al final del trimestre. L'aplicació costa molt 7 euros, però val molt la pena.
04 Registre
La majoria dels paquets de comptabilitat us ofereixen un període de prova gratuït, de manera que podeu provar el paquet amb tranquil·litat per veure si us convé. Per tant, us recomanem que en feu ús. Escollim e-Boekhoudt.nl perquè creiem que aquest és el paquet que s'adapta a la majoria de la gent i perquè ens agrada la interfície, però no dubteu a cercar paquets de comptabilitat en línia i provar-ne alguns. En el nostre exemple, navegueu a www.e-boekhoudt.nl on feu clic a Provant clics. A continuació, creeu un compte com ho faríeu amb qualsevol altre lloc. Podeu provar el lloc durant 14 dies, després us costarà 7,95 al mes per a la subscripció bàsica i 5,95 al mes per al mòdul de facturació (que us recomanem).
05 Vídeos d'ajuda
Una de les raons per les quals ens agrada el paquet d'e-Boekhoudt.nl és que el lloc està ple de vídeos que us ajuden a configurar la vostra administració digitalment. També sabem com és habitual: vols començar i no tens ganes de veure tot tipus de vídeos primer. Tanmateix, tingueu en compte que es tracta de la vostra administració, cosa que voleu tenir ben organitzada perquè us estalviarà moltes hores de feina. Per descomptat, expliquem com funcionen els conceptes bàsics, però els vídeos aprofundeixen en la qüestió i, per tant, són molt instructius. Inicieu sessió al lloc i feu clic a la part superior dreta Suport. S'obrirà una nova finestra en la qual feu clic a Vídeo de formació. Allà trobareu tots els vídeos que necessiteu per entendre millor com funciona el lloc.
06 Balanç inicial
Comencem de seguida amb la part més difícil: el balanç inicial, que es pot trobar via Gestió / Balanç d'obertura. Aquest és bàsicament el resum de tots els aspectes financers que conformen la teva empresa: ingressos, despeses, comptes a cobrar,... Si no tens ni idea de què estem parlant, és probable que ja facis servir un comptable (perquè també forma part de la teva administració analògica). ) i podeu demanar-li aquesta informació. En qualsevol cas, és imprescindible que el total de les columnes esquerra i dreta (és a dir, l'actiu i el passiu) siguin iguals. Però abans de poder completar-ho, primer heu de configurar els vostres comptes del llibre major.
07 Configurar comptes del llibre major
No us deixeu intimidar per una paraula com ara compte del llibre major. Pots pensar millor en la teva administració com un gran armari amb calaixos. Cada calaix representa una part del vostre negoci, com ara el vostre compte bancari (forma de pagament), una subscripció a alguna cosa (Pèrdues i guanys), el vostre inventari (balanç de situació), etc. El calaix de paraules probablement no us estressarà, i un compte del llibre major és exactament el mateix. Per tant, és important per a la vostra administració en línia que traceu tots els elements de la vostra empresa. fer clic a Gestió i després Comptes del llibre major general. Aquí veuràs molts "calaixos", la majoria dels quals no utilitzaràs mai. Mireu si podeu emmagatzemar tots els costos i beneficis de la vostra empresa en un d'aquests calaixos. Si no és així, creeu vosaltres mateixos un calaix nou o un compte de llibre major.
08 Creació de relacions
Per a la vostra administració és, per descomptat, important saber de qui heu rebut diners i a qui heu pagat diners. Per això, cal crear relacions. Ho feu clicant a la part superior Relacions i després Afegeix al panell esquerre. Això és bastant senzill, només es refereix a totes les dades de contacte del client o client corresponent.
09 Crear productes
Suposem que ara us demanem que creeu una factura, probablement simplement empleneu el que heu fet i quant costa. El mateix passa amb la comptabilitat digital, excepte que el paquet de comptabilitat vol saber com s'ha de carregar un determinat producte o servei. Creeu productes per a això. fer clic a Facturació i després sota Productes i serveis activat Afegeix. Ara heu d'introduir un codi per al servei o producte (ho podeu pensar vosaltres mateixos) i una descripció (per exemple: DVD). A continuació, trieu a Unitat, en el nostre cas Peça. Si la unitat que necessiteu (per exemple Paraula si escrius articles i cobres per paraula) encara no existeix, pots crear-lo sota l'encapçalament Unitats a l'esquerra. Introduïu el preu de compra si escau i el preu de venda sense IVA. Seleccioneu el tipus d'IVA i el preu de venda amb IVA inclòs es mostrarà immediatament. Abella Contra compte seleccioneu a quin "calaix" pertany aquest producte. Això pot ser molt general (grup de facturació 1) o molt específic (DVD). Tot i que primer heu d'haver creat un compte de llibre major per a DVD. El més pràctic és ara: l'IVA es col·loca automàticament al 'calaix' IVA per pagar.
10 Enviar factures
Per tant, els productes que creeu s'utilitzen durant la facturació. Feu clic al menú a la part superior Facturació i després Afegeix. Seleccioneu una relació i ompliu la informació rellevant. A continuació, feu clic Afegeix producte/servei. Ara, quan feu clic al camp superior, podeu afegir un dels productes que hàgiu configurat. Podeu veure immediatament per què és útil, tota la informació rellevant s'introdueix immediatament (però encara es pot canviar si el preu és diferent, per exemple). D'aquesta manera s'afegeix una línia per a cada producte o servei. Quan hàgiu acabat, deseu la factura i envieu-la. e-Boekhoudt.nl ofereix tot tipus de plantilles per a això.
11 Reserva de factures/rebuts
A més dels ingressos, també tens despeses. Reserveu-ho fent clic a la pestanya del lloc Comptabilitat i després Factures. Abella Tipus de reserva tria tu Rebre factura. Trieu una relació i ompliu la informació de la factura (incloent el contracompte correcte). Fer clic a Afegint fitxers si voleu carregar la factura. No és convenient utilitzar relacions per als rebuts, després de tot, de vegades es compra alguna cosa a la llibreria, que no és immediatament una relació. A més, els rebuts no tenen un número de factura. En aquest cas, feu clic Declaració/Rebuts al panell esquerre. Trieu el tipus de reserva Gastar diners i amb compte indica des de quin compte has fet això. Ara també veieu: si teniu diversos comptes bancaris, també és útil crear-ne diversos comptes de llibre major. fer clic a Desa per tramitar el rebut. Quan baixeu l'aplicació e-Boekhoudt.nl, també podeu escanejar i carregar rebuts directament des del vostre telèfon intel·ligent.
12 Importació de transaccions
Has introduït les teves factures enviades i rebudes a la teva administració digital, ara és important vincular-les a les transaccions reals del teu compte bancari. El motiu d'això és el vostre equilibri, que, com el seu nom indica, ha d'estar en equilibri. Per cada bitllet de deu euros que s'enviï s'ha de fer un pagament de deu euros, i per cada cinc euros que gastes hi ha d'haver un rebut de caixa registradora de cinc euros. Per això, reservareu aquestes coses l'un contra l'altre. La manera més senzilla és exportar els extractes bancaris des del lloc del vostre banc (cada banc explica el procés) i després fer clic a Importar sota l'encapçalament Entra (tab Comptabilitat). Carregueu el fitxer, trieu el compte bancari adequat i feu clic Més lluny. Quan el fitxer s'hagi processat, feu clic a Aneu a les línies de declaració no processades. Allà podeu veure totes les transaccions del vostre compte bancari que encara no estiguin vinculades, per exemple, a les factures. Per a cada mutació ara podeu indicar exactament quina peça pertany a quina. Per exemple, cada despesa i tots els ingressos van acompanyats d'una factura i/o rebut.
Enllaços
En principi pots fer tot el que hi ha al teu paquet de comptabilitat manualment, però sota l'epígraf Gestió també tens l'opció de fer tot tipus d'enllaços. Per exemple, primer pots fer un enllaç amb el teu comptable, perquè pugui accedir a la teva administració i presentar la teva declaració, però també pots fer un enllaç amb el teu banc, perquè no hagis d'importar i exportar manualment les teves transaccions. cada cop. Aquí també trobareu l'enllaç amb la vostra botiga web, perquè pugueu introduir automàticament les factures de comandes a la vostra comptabilitat digital. No és tan difícil, i a la pàgina d'assistència trobareu una explicació detallada de com funciona tot. Per tant, us recomanem que l'exploreu absolutament.
