Introduïu dades de manera ràpida i segura a Excel

Probablement no necessitem dir-vos que podeu traçar fàcilment grans quantitats de xifres i altres dades a Excel. Però sabíeu que també podeu fer que introduir aquestes dades sigui molt més fàcil? Tot el que heu de fer és "crear" un formulari d'entrada.

Consell 01: Per què?

Per què crear un formulari d'ompliment quan només podeu escriure dades directament a Excel? És cert que Excel és fantàstic per a això, però si has treballat amb el programa abans, també t'hauràs adonat que de vegades no és gaire pràctic haver de fer clic primer a les cel·les, fer clic accidentalment a la cel·la equivocada, etc. . La cerca de dades en un document Excel gran també pot ser difícil de vegades. Un formulari d'ompliment pot fer que totes aquestes coses siguin molt més eficients. Entrar és molt més ràpid, pots estar segur que ho omples tot de la mateixa manera, no oblidis mai cap camp i també pots cercar fàcilment les dades introduïdes. Així que comença!

Consell 02: botó Afegeix

Per molt útil que sigui aquest formulari, per defecte, Excel no mostra aquesta opció en absolut. Per poder-lo utilitzar, primer haurem d'afegir-ne un botó a la barra d'eines d'accés ràpid (la barra d'eines de la part superior amb, entre altres coses, l'opció Autodesa). Feu clic amb el botó dret a qualsevol botó d'aquest menú i després feu clic Personalitza la barra d'eines d'accés ràpid. Per defecte es veu a continuació Trieu les tasques, l'opció Encàrrecs populars estan seleccionats. Feu clic a aquest menú desplegable i després a Totes les tasques. Ara desplaceu-vos fins que vegeu l'opció Formulari veure i després fer clic Afegeix i finalment en marxa D'acord. Ara s'ha afegit un botó a la barra d'eines d'accés ràpid, amb el qual podeu utilitzar un formulari.

Assegureu-vos que Excel sap què fer amb els vostres valors

Consell 03: Organitzeu la taula

Podeu utilitzar el formulari per introduir dades fàcilment al vostre document Excel. Però, per descomptat, Excel no pot llegir la teva ment i realment no té ni idea de què hauria de tenir exactament el formulari. Afortunadament, no cal ser capaç de programar per adonar-se d'això; tot el que has de fer és indicar en quina informació constarà la teva taula/document. Suposem que som els caps d'una associació (futbol, ​​teatre, dansa, que sigui) i que acabem de tenir una jornada de portes obertes exitosa on més de 200 persones van omplir un formulari d'inscripció. Volem introduir aquests formularis de la manera més eficient possible. Això és el que farem amb el formulari (digital) a Excel. Per a això primer hem d'indicar de cada element aquesta taula de dades constarà. En el nostre cas és: Nom, Cognoms, Data de naixement, Telèfon, Adreça de correu electrònic i Data d'inici desitjada. Per descomptat, aquests titulars poden ser qualsevol cosa que us imagineu, això és només per al nostre exemple.

Consell 04: propietats de la cel·la

El següent pas important és definir les propietats de la cel·la. Podeu utilitzar el formulari que estem a punt de crear sense definir-lo, però si voleu que les dades que introduïu es mostrin correctament, és important que indiqueu a l'Excel quin tipus de dades esteu introduint. En el nostre cas, seleccionem la columna Nom i Cognom i feu clic dret a sobre Propietats cel·lulars. Després escollim Textperquè això és només text senzill. Després fem el mateix per a la columna Data de naixement però allà escollim la propietat Data. D'aquesta manera, permetem que Excel sàpiga exactament quin tipus de contingut hi haurà en quina columna. Per cert, el que anomenem columna en aquest article també pot ser una fila amb la mateixa facilitat, després de tot, també podeu posar capçaleres a la primera columna en lloc de a la primera fila, només depèn de les vostres preferències.

Finalment, donem a la taula un format de taula oficial, que fem seleccionant les columnes (o files) i després fent clic a Començar i després Format com a taula sota l'encapçalament Estils. Per descomptat, pots decidir tu mateix quin format tries.

Consell 05: creeu un formulari

Ara Excel sap exactament en quins elements consta la nostra taula i com hauria de donar forma a aquest contingut. Això fa que sigui molt fàcil començar a crear el nostre formulari ara. Almenys aconseguir-ho, és qüestió de prémer un botó. Seleccioneu tots els titulars que acabeu de crear i feu clic al botó Formulari que heu afegit a la barra d'eines Accés ràpid. Si us heu saltat el pas de format del consell 4 (al cap i a la fi, vam dir que en principi això és possible i es permet), apareixerà alguna cosa que sembla un missatge d'error, però en realitat el programa simplement us ofereix alguns consells i opcions. fer clic a D'acord. Si heu afegit un format de taula a les cel·les, Excel sap exactament què espereu d'ell i aquest missatge no apareix. Ara apareixerà un petit menú i veureu que els camps d'entrada d'aquest menú corresponen als encapçalaments que heu creat per a la vostra taula. No us preocupeu si heu fet una errada ortogràfica en una capçalera: podeu ajustar-ho fàcilment i, després, el vostre canvi s'implementarà immediatament al vostre formulari.

Consell 06: ompliu el formulari

Ara notareu en qüestió de segons per què és molt més convenient omplir un document Excel mitjançant un formulari. Al costat de les capçaleres que heu introduït, veureu un camp d'entrada a la finestra. Allà podeu introduir les dades reals. Quan estigueu en un camp i hàgiu introduït el valor desitjat, premeu la tecla Tab per passar ràpidament al camp següent. Quan premeu la tecla Intro, el contingut s'afegeix realment al formulari. D'aquesta manera, podeu introduir les vostres dades molt ràpidament sense preocupar-vos de sobreescriure accidentalment la cel·la equivocada. Si voleu navegar encara més ràpidament entre els camps (per exemple, si no necessàriament voleu omplir tots els camps), també podeu saltar amb la tecla Alt. A sota de les capçaleres, veureu guions sota lletres específiques: quan premeu aquesta lletra en combinació amb la tecla Alt, el cursor salta directament al camp corresponent.

Fins i tot podeu generar missatges d'error per a una entrada incorrecta

Consell 07: cerqueu dades

Cada vegada que premeu Intro, les dades que heu introduït als camps s'afegiran al vostre full d'Excel. Tanmateix, la finestra del formulari no només és útil per introduir dades, també podeu cercar fàcilment les vostres dades amb ella. Quan feu clic a la finestra del formulari Cerca l'anterior o Troba el següent, llavors podeu desplaçar-vos fàcilment pels valors del vostre document Excel. Tanmateix, si busqueu un conjunt de valors específics, feu clic al botó Criteris i simplement introduïu els criteris que voleu cercar (per exemple, totes les línies amb una data de naixement concreta). quan ets ara Cerca l'anterior o Troba el següent feu clic, només es mostraran els valors que coincideixen amb els criteris que heu introduït. El que hauríeu de tenir en compte és que les dades que busqueu es poden canviar molt fàcilment. Suposem que heu trobat una entrada i escriviu alguna cosa més a sobre, aquest text es substituirà al vostre full d'Excel tan bon punt premeu Intro. Així que aneu amb compte. També podeu esborrar dades simplement fent clic eliminar fent clic quan hagueu trobat una entrada concreta.

Consell 08: data límit

Suposem que esteu omplint aquests 200 formularis i us adoneu que hi ha un determinat interval de dates on les classes/activitats no poden començar. Ara, si penseu: ho recordaré, m'asseguraré que la data d'inici no estigui dins d'aquest rang, sovint us decebrà: la majoria de la gent és una estrella en sobreestimar la seva pròpia memòria i atenció. És molt més convenient deixar que Excel indiqui que un determinat interval de dates no està permès! Ho feu mitjançant la validació de dades. Tanqueu el formulari i seleccioneu tota la columna Data d'inici desitjada. Ara suposem que no és possible començar entre l'1 de març de 2019 i el 16 de març de 2019. Feu clic a la cinta ara Fets a la copa Eines de dades activat Validació de dades. A la finestra emergent, feu clic al menú desplegable de sota Permetre activat Data. Trieu a sota Donat Davant de No entremig i després empleneu l'1-3-2019 a les Data d'inici i 16-3-2019 a les Data de finalització. A continuació, feu clic (encara dins de la finestra emergent) a la pestanya Missatge d'error i empleneu a continuació Missatge d'error el motiu pel qual aquesta data no està permesa, per exemple: “Data no permesa, entrenador de vacances”. Quan intenteu introduir una data a l'interval "prohibit", obtindreu el missatge d'error introduït.

Consell 09: emplenar prèviament

En l'exemple que hem esmentat aquí, tots els camps s'emplenen mitjançant el formulari. Però també és possible que vulgueu introduir un valor predeterminat per a una columna determinada. Per exemple: la data d'inici desitjada ha de ser sempre l'1 de maig de 2019. Suposem un full d'Excel buit amb només les capçaleres de la taula emplenes. En (el nostre cas) a la cel·la F2 (és a dir, a continuació Data d'inici desitjada) introduïm la fórmula següent a la barra de fórmules: =SI(A2"";"5/1/2019";""). De fet, aquí diu: tan aviat com s'introdueix alguna cosa a la cel·la A2, col·loqueu el valor 1-5-2019 a la cel·la que conté aquesta fórmula (F2). Ara feu clic a la cel·la i arrossegueu el petit quadrat verd a la part inferior dreta una mica cap avall (dins de la mateixa columna), per aplicar també la fórmula a la resta de cel·les d'aquesta columna. Quan introduïu dades al vostre formulari, veureu que el camp Data d'inici desitjada ja no es pot omplir. Per tant, el valor predeterminat és l'1-5-2019.

Consell 10: dades condicionals

Interessant sobre el truc que vam treure al consell 9 és que també podeu utilitzar-lo per utilitzar dades condicionals. Per exemple, suposem que nous membres nascuts abans de 1995 s'uneixen a un grup específic la data d'inici del qual és l'1 de maig, però els membres nascuts a l'any 1995 o després s'uneixen a un grup la data d'inici del qual és l'1 de juny. Per facilitar-nos les coses, canviarem el camp de la data de naixement per l'any de naixement (també es pot extrapolar d'una data sencera, però això és molt més complicat). Ajusteu les propietats de la cel·la d'aquesta columna i trieu Número en lloc de Data.

A la cel·la F2 (Data d'inici desitjada) ara introduïm la fórmula següent =SI(C2>1994;"6/1/2019";"5/1/2019"). Resumint de nou: aquí diu que si C2 (any de naixement) conté un any superior a 1994 (per tant, 1995 i superior), la data 1 de juny s'ha de mostrar a F2 i, en tots els altres casos, s'ha de mostrar l'1 de juny . . D'aquesta manera realment us podeu estalviar molta feina.

Missatges recents