Per configurar l'administració d'un club de teatre o per organitzar una col·lecció de còmics cada cop més gran, necessiteu un sistema de gestió digital. A continuació, podeu utilitzar les funcions de cerca intel·ligents per imprimir llistes, correus i etiquetes. Eviteu que el vostre sistema administratiu acabi en un carrer desordenat i sense sortida i utilitzeu una base de dades! Amb el programa gratuït Sodadb podeu configurar una base de dades en línia que podeu compartir fàcilment amb altres persones.
Consell 01: 10.000 registres
Hi ha moltes solucions gratuïtes de bases de dades en línia. Aquí fem servir Sodadb (Simple Online Database), un gestor de bases de dades en línia que s'enorgulleix de la seva facilitat d'ús. Per fer-ho el més fàcil possible per a l'usuari, els fabricants han abandonat les funcionalitats especialitzades. A la versió gratuïta, podeu gestionar fins a 10.000 registres, la qual cosa és més que suficient per a la majoria dels usuaris domèstics. Si voleu augmentar-ho a 35.000 registres, pagueu 3,49 dòlars al mes. A Sodadb és possible pujar fitxers externs per associar-los a registres, però en la versió gratuïta l'espai d'emmagatzematge és molt limitat. Podeu compartir i modificar la base de dades mitjançant una adreça web. A més, Sodadb xifra la connexió al servidor, de manera que les vostres dades estiguin protegides. I finalment, en principi no cal registrar-se. Navega a www.sodadb.com i comença.
Base de dades vs full de càlcul
Els fulls de càlcul i les bases de dades s'utilitzen per gestionar, emmagatzemar, cercar i modificar dades. Un full de càlcul és útil per gestionar moltes dades del mateix tipus, com ara una llista d'adreces llarga però senzilla. Tanmateix, si voleu veure diferents fonts de dades en relació entre si, necessiteu una base de dades. Una base de dades és com un full de càlcul amb esteroides. En una base de dades és més fàcil gestionar moltes (centenars o milers) de dades. A més, aquesta base de dades es crea per recollir dades mitjançant cerques avançades. A partir del resultat de la cerca podeu, per exemple, imprimir etiquetes o enviar correus electrònics. També podeu assignar fàcilment diferents drets a diversos grups d'usuaris. Per exemple, un grup només pot veure la informació bàsica, mentre que també hi ha un grup que pot editar dades i un grup que només pot veure i editar les dades que aquests membres del grup han introduït ells mateixos.
Consell 02: Plantilles
Si no heu treballat mai amb una base de dades, el millor és fer una ullada a les plantilles. A la part superior dreta hi ha els Plantilles a la caixa verda. Semblen prometedors: una llibreta d'adreces personal, una col·lecció de música, una col·lecció de pel·lícules i llibres, contactes comercials i molt més. Podeu ampliar el conjunt de plantilles i després obteniu encara més: una petició en línia, una base de clients, etc. Sota aquests enllaços també veureu l'enllaç Començar de zero per a aquells que volen començar de zero. Les plantilles estan organitzades en Personal i negocis. Si trobeu massa difícil dissenyar la base de dades, el dissenyador està disposat a adaptar la base de dades als vostres desitjos personals, per als quals només demana una petita donació.
Podeu començar des d'una plantilla, útil si mai no heu treballat amb una base de dades Consell 03: URL secret
Comencem per Llibreta d'adreces personals. A la finestra següent, una àmplia barra taronja bloqueja part de la pantalla. Sodadb demana la vostra adreça de correu electrònic per publicar la vostra base de dades en una adreça secreta d'Internet. A través d'aquesta URL personal, el programa desarà el disseny i tota la configuració per a la propera vegada. Després d'introduir la vostra adreça de correu electrònic, Sodadb us preguntarà si aquesta és la vostra primera base de dades en línia. Si heu creat encara més bases de dades amb aquesta eina, podeu gestionar-les junts. Si només voleu fer una ullada a la plantilla, feu clic Ho faré més tard.
Bases de dades múltiples
El fet que hàgiu d'introduir una adreça de correu electrònic no vol dir que només pugueu crear una base de dades. Podeu enllaçar diverses bases de dades a la mateixa adreça de correu electrònic. A la pestanya Les meves altres formes trobareu totes les bases de dades que heu creat amb aquest programa.
Consell 04: registres i camps
Podeu llegir l'anunci a la finestra de treball de la llibreta d'adreces personal No s'han trobat registres. Una base de dades està formada per registres que podeu comparar amb fulls d'informació. Cada registre conté dades en diferents camps. Els noms dels camps estan en negreta. Aquests noms de camp estan actualment en anglès. Per editar aquests camps has d'anar a Menú d'opcions, a dalt a l'esquerra. Obriu aquest menú i feu clic Configureu els vostres camps personalitzats. Amb Sodadb, cada registre pot contenir un màxim de 35 camps: això és molta informació. Per tenir les coses una mica clares, Sodadb agrupa aquests 35 camps en grups de 5.
Consell 05: Editeu els camps
Feu clic al primer grup: Mostra els camps 1-5. Per començar, podeu substituir els noms dels camps en anglès per termes holandesos. Quan hi hagi camps a la plantilla que no vulgueu mostrar, podeu fer-los invisibles configurant-los Visible activat no configurar. Podeu afegir text d'ajuda a cada nom de camp. Aquest és el text que apareixerà en gris clar a sota del camp per ajudar els usuaris a introduir totes les dades correctament. D'aquesta manera s'indica, per exemple, com s'ha d'anotar una data. En aquesta plantilla, els camps de l'1 al 5 són tots tipus de columna. Estàs satisfet amb aquests cinc primers? A continuació, ajusteu els camps del 6 al 10, i així successivament. No us oblideu del Desabotó abans de tancar aquesta finestra.
Desplega
Per permetre només determinades opcions en un camp determinat, treballeu amb un menú desplegable. En aquest exemple, escriurem la província al camp 6. Per editar el tipus de camp d'entrada, feu clic al botó de l'esquerra on ara tipus de columna estands. Aquí seleccioneu l'opció desplegable. Introduïu els nous valors d'elecció al quadre verd, per exemple: 1_Drenthe:2_Flevoland:3_Friesland i així successivament.
Consell 06: ompliu manualment
Tots els noms de camp que heu ajustat semblen nets i el text d'ajuda també és clar. Quan tots els camps estiguin preparats, podeu omplir manualment el primer registre. prem el botó Nou i aleshores apareix el primer xip, al qual immediatament se li ha donat un número de sèrie. Un cop hagueu emplenat el primer formulari, hi ha el botó Desa i nou per preparar el següent disc. Quan estigueu preparat, feu clic Desa. Això us retorna a la visió general de la columna on tots els registres apareixen un sota l'altre.
Perquè la importació funcioni sense problemes, hi ha una plantilla d'importació al lloc web Consell 07: Excel a base de dades
Si teniu una llista a Excel o Word, podeu tornar a escriure aquesta informació, però és una feina avorrida. A més, es garanteix que els errors de mecanografia acabin a la base de dades d'aquesta manera. Per tant, té molt més sentit importar una llista existent a Sodadb. Aquest programa només importa dades desades com a fitxer csv. Csv significa "valors separats per comes", de manera que les dades s'han de separar per comes. A més, el fitxer ha de contenir tantes columnes com es preveu a la vostra base de dades.
Consell 08: importa la plantilla
Per garantir que el procés d'importació funcioni sense problemes, hi ha una plantilla d'importació al lloc web. El podeu trobar a través de Menú d'opcions i allà tria Importeu les vostres dades. En aquest quadre, feu clic Baixeu la vostra plantilla de base de dades. Uns segons més tard tindreu un fitxer CSV que es pot obrir a Excel. En aquest full de càlcul, totes les columnes ja estan preparades en funció de la base de dades que heu creat. Ara obriu la vostra pròpia llista antiga de dades. Copieu les dades i enganxeu-les a les columnes adequades de la plantilla d'Excel. A continuació, deseu aquest fitxer Excel com a: separada per comes valors (.csv). Després tornes al Menú d'opcions. Feu clic a continuació Importeu les vostres dades al botó Trieu l'arxiu. Seleccioneu el fitxer .csv que acabeu de preparar. I totes les dades es mostren perfectament a la base de dades en línia sense que hàgiu d'escriure una sola lletra.
Si trobeu que el procediment d'importació encara és massa difícil, podeu trucar al desenvolupador. Al lloc web de Sodadb llegim que el dissenyador vol importar-vos les dades. Només demana un petit regal per això.
Consell 09: cerca fàcil
Quan la base de dades consta de centenars o fins i tot milers de registres, no podeu prescindir d'una funció de cerca. El formulari de cerca permet consultar la base de dades mitjançant diverses equacions lògiques. Suposem que voleu cercar les dades d'Elise Janssen i, a continuació, feu clic Mostra el formulari de cerca normal. Això mostrarà un formulari de cerca en el qual tots els camps estan disponibles. Introduïu al costat del camp de cerca Nom el terme Elise dins i a Cognom el terme Janssen. A continuació, feu clic al botó Cerca a sota de les paraules clau per trobar els registres que coincideixen amb aquesta cerca.
Desa les cerques
Per exemple, si heu cercat qui és l'aniversari al gener i qui és al febrer, podeu registrar aquestes tasques avançades per a més endavant. Les cerques desades apareixen una darrere l'altra al quadre de cerca de la part superior esquerra. Podeu obrir-lo fent clic al quadre blau amb la fletxa blanca.
Alguns usuaris només poden veure dades, d'altres també introdueixen i canvien la informació Consell 10: cerca avançada
Amb Sodadb és possible fer cerques avançades. En realitat, és més senzill del que sembla. La consulta de cerca que acabem d'introduir a través dels quadres de camp apareix al camp de cerca com a #Nom# = "Elise" I #Cognom# = "Janssen". A la cerca, el camp s'inclou entre cometes simples i el terme de cerca. Així que si tu #FirstName# = 'Elise' O #FirstName# = 'Elisa' , Sodadb cerca tots els registres amb els noms Elise o Elisa. Heu creat una base de dades de milers de CD que consta dels camps: Artista, Àlbum, Nombre de CD. Llavors trobareu amb la cerca #Nombre de CD# < '5' tots els artistes dels quals tingueu menys de cinc CD. Va massa lluny per cobrir totes les funcions lògiques i les possibles cerques aquí, hi ha molts exemples a la funció d'ajuda d'aquest programa.
Consell 11: usuaris addicionals
Per compartir la informació de la base de dades, afegiu usuaris. Alguns poden veure les dades, d'altres també poden introduir i canviar informació. Fer clic a Menú d'opcions. Primer heu de protegir la base de dades mitjançant el botó Protegiu la vostra base de dades. Per fer-ho, hauràs d'introduir la teva adreça de correu electrònic (si encara no ho has fet). A continuació, feu clic Menú d'opcions sobre l'encàrrec Estableix els teus subusuaris. Introduïu les adreces de correu electrònic de les persones que tindran accés a la base de dades. Al mateix temps, decideixes si poden veure o afegir i canviar els registres. La tercera possibilitat és que només puguin accedir (visualitzar, afegir i canviar) els registres que introdueixen ells mateixos.
Consell 12: eines d'edició
A la vista Disseny, podeu editar registres encara més amb les diferents eines que es troben a l'esquerra de cada registre. Hi ha quatre icones: Processar, Mostrar, eliminar i Més opcions. Les tres primeres icones s'expliquen per si mateixes, però també Més opcions (signe més verd) és interessant. Sota aquest element hi ha ordres com Copiar al portapapers, Imprimeix el registre, Envia un correu electrònic, Vés al lloc web i Veure al mapa. Si podeu utilitzar aquestes tasques de manera útil depèn de la informació del registre. Si les dades contenen una adreça o coordenades GPS, podeu utilitzar Visualitza al mapa per obrir un mapa de Google Maps en un tauler. Si el registre conté una adreça de correu electrònic, l'assignació Envia un correu electrònic útil de nou. Així, també podeu imprimir registres individuals des d'aquí, exportar-los a un fitxer CSV o copiar-los al porta-retalls de l'ordinador.
Exporta
En el Menú d'opcions També hi ha una funció d'exportació útil per exportar tots o només els registres trobats a fitxers csv o txt. Quan els registres contenen adreces de correu electrònic, fins i tot podeu exportar directament a una llista de correu. I per a aquells que encara volen imprimir etiquetes d'adreces antigues, hi ha la funció Exporteu diverses columnes per a etiquetes.
