10 consells i trucs útils per a Excel

A Microsoft Excel pots fer una llista de correu, portar una comptabilitat i, per descomptat, fer tot tipus de càlculs. Els fonaments bàsics d'Excel no són gens complicats. Amb aquests deu consells útils per a Excel, podeu utilitzar el programa clàssic de manera encara més còmoda i ràpida.

Consell 01: seleccioneu-ho tot

Començarem amb un truc bastant senzill, però molt útil. Si voleu seleccionar-ho tot en un full de càlcul, podeu utilitzar la combinació de tecles Ctrl+A. El problema amb aquesta combinació de tecles és que no sempre selecciona totes les dades del vostre full de treball a Excel. Si teniu una sèrie de dades al vostre full de càlcul seguides d'una columna buida i premeu Ctrl+A, sovint només es selecciona el bloc amb les dades en què es troba el punter del ratolí. Premeu Ctrl+A de nou i tindreu totes les dades. I si sou una mica maldestre (i tenim experiència amb això) i si premeu la A massa vegades (o premeu una altra tecla accidentalment), tot serà substituït per aquesta lletra A. Afortunadament, això es pot restaurar amb el funció Desfer. Ara us passa sovint i voleu tenir una altra manera de seleccionar totes les dades del vostre full de treball? A continuació, feu clic a la part superior esquerra a la intersecció de sobre de la fila 1 i a l'esquerra de la cel·la A del triangle i tot està seleccionat.

Consell 02: afegiu diverses files

Afegir una fila o una columna a Excel és bastant fàcil. Podeu fer-ho a la pestanya Inici de la cinta sota l'encapçalament Cèl · lules fer clic a Insereix, i tria això files de fulles o Columnes de fulles. Una altra opció és fer clic dret sobre una cel·la i després triar Insereix / fila sencera o Columna sencera. Si trieu una fila, s'inserirà a sobre de la fila on es troba el punter del ratolí, si trieu una columna s'afegirà a l'esquerra de la columna on es troba el punter del ratolí. No voleu inserir només una fila, sinó una vintena? Aleshores això és, per descomptat, feixuc. Afortunadament, Microsoft ha pensat en això. Suposem que voleu afegir vint files, feu clic a un número de fila a l'esquerra i arrossegueu el ratolí cap avall fins que tingueu vint files seleccionades. Feu clic amb el botó dret sobre aquesta selecció i trieu Insereix. Ara Excel entén automàticament que voleu afegir files i afegeix exactament tantes files com heu seleccionat. Per descomptat, també funciona així amb columnes.

Consell 03: Omplir flaix

Suposem que teniu un document ple de noms i adreces, però cada valor s'escriu completament diferent. Un nom té majúscula, l'altre no. Un codi postal té un espai entre els números i les lletres, però l'altre té tot enganxat. Per descomptat, podeu triar deixar-ho tot tal com està o ajustar-ho tot manualment. Però i si et diem que també pot ser molt més senzill? Excel pot rectificar fàcilment moltes coses amb la funció Flash Fill. Considereu ara les files de noms, suposant que el nom i els cognoms estan en una columna separada. Seleccioneu tota la columna amb els noms de pila, creeu un nou full de treball a Excel i enganxeu aquesta columna al full de treball. Ara escriviu a la columna just al costat dels tres primers noms de la manera que s'han d'escriure (és a dir, amb majúscula). Mentre escriviu, Excel ja indica que pot corregir la resta de la columna. Si premeu Intro durant aquesta previsualització, s'executa immediatament a tota la columna. Si voleu iniciar l'acció vosaltres mateixos més tard, podeu fer-ho amb Ctrl+E.

Calculadora

Tot i que Excel és molt bo per calcular coses, de vegades pot ser més ràpid i més agradable calcular alguna cosa a la calculadora de Windows (i després fer alguna cosa amb aquest valor a Excel). Per exemple, si no voleu canviar accidentalment el vostre full de treball actual. Alguns teclats tenen una tecla d'accés ràpid que crida a la calculadora de Windows, però això no és cert per a tots els teclats. Sabíeu que podeu afegir fàcilment una drecera a la calculadora a Excel? Per fer-ho, feu clic a la fletxa avall que hi ha al costat de les icones Desa, Desfés i Refeix a la part superior i, a continuació, Més encàrrecs al menú que s'amplia. Ara seleccioneu l'opció Calculadora al panell esquerre (si no el veieu, seleccioneu primer al menú desplegable de la part superior per Totes les tasques) i afegiu-lo al panell dret. La calculadora s'afegeix ara com a icona a la barra d'eines d'inici ràpid. Això, per descomptat, no només està reservat per a la calculadora, en principi podeu afegir totes les funcions que hi ha a Excel aquí.

Consell 04: Congela fila/columna

Quan treballeu amb una petita quantitat de dades a Excel, és bastant fàcil veure en quina columna o fila esteu treballant. Normalment teniu a les cel·les superior i esquerra d'un full de treball les dades que es troben en aquesta fila/columna. Però quan hi ha tantes dades que us heu de desplaçar per veure-les totes, és bastant molest quan no podeu veure a quina fila o columna pertany una cel·la concreta. Podeu resoldre-ho fàcilment fixant una fila o columna. Quan feu això, la fila o columna en qüestió no es mourà a mesura que us desplaceu pel document, de manera que sempre podreu veure a què pertany una cel·la concreta. La funció és molt senzilla, però de vegades provoca confusió perquè de vegades es bloqueja la meitat del full de càlcul de sobte. Té tot a veure amb el lloc on col·loqueu el punter del ratolí. Per congelar la primera fila i la primera columna, feu clic a la cel·la B2. Ara, quan feu clic a la cinta Imatge i després Bloc / Títols de bloc, llavors tot el que hi ha a sobre de la fila 2 i tot el que hi ha a l'esquerra de la cel·la B (és a dir, en aquest cas la fila 1 i la columna A) es bloquejarà. Podeu desconnectar mitjançant Bloqueja/Desbloqueja el títol.

Consell 05: sumeu molt ràpid

Podeu fer els càlculs més complicats amb Excel, però de vegades només voleu saber quina és la suma d'un nombre de valors del vostre full de càlcul. Teòricament, per descomptat, podeu crear una fórmula perfectament per a això, però com que és una funció que s'utilitza habitualment, Excel ho ha facilitat molt. Per afegir un interval de valors al vostre full de càlcul, només heu de fer clic a la cel·la de sota o al costat de l'interval de valors que voleu sumar i, a continuació, premeu Alt+=. La funció SUMA ara s'aplica automàticament a l'interval de valors i el resultat es mostra a la cel·la activa. Si no us agraden les dreceres de teclat, també podeu fer clic al botó AutoSum a la pestanya Començar sota l'encapçalament Processar. Si feu clic a la fletxa just al costat de AutoSum, hi trobareu una sèrie d'altres funcions ràpides. Per exemple, per calcular la mitjana d'una sèrie de valors, o per indicar quants nombres conté la sèrie de dades (en lloc de sumar aquests valors junts).