Neteja de Google Drive: crea ordre des del caos

Google Drive és útil com a espai d'arxiu extern o per compartir fitxers. Però com un espai d'emmagatzematge físic, ràpidament es converteix en un embolic. El vostre Google Drive també sembla un arxivador desbordat? Després treballeu en l'organització. Amb els consells d'aquest article podeu netejar el vostre Google Drive perquè tingueu una visió general.

Vista de llista

Tu decideixes com mostrar les carpetes i els fitxers a Google Drive: en vista de llista o de quadrícula. Si aneu a la vista de llista, podeu establir l'interlineat. Per fer-ho, feu clic a l'engranatge on voleu la configuració Densitat troba. En aquest menú desplegable, establiu la densitat de les línies de la llista Compacte, Ampli o molt espaiós.

Molts usuaris se centren al centre de la pantalla quan volen organitzar fitxers a Google Drive. És millor que seguiu la barra de navegació esquerra per organitzar les vostres carpetes i que reserveu el centre de la pantalla per veure el contingut de la carpeta seleccionada.

Organitzar

Teniu molts documents al vostre Google Drive que no estan ordenats en carpetes? Llavors saps que alguna cosa no funciona. D'aquesta manera ho poses difícil per als altres, sobretot en una organització. Així que treballeu amb subcarpetes; que ajuda a dividir els fitxers en grups específics més petits. Utilitzeu sempre una designació única significativa que sigui curta i dolça per no causar confusió. I sigueu coherents en la manera de nomenar carpetes i fitxers.

Si podeu iniciar una carpeta amb un número o un número, no deixeu passar l'oportunitat. Això organitza automàticament visualment les vostres carpetes. Aneu amb compte amb els espais i els signes de puntuació. Així que no utilitzeu Fotos del 2019, sinó 2019_Fotos. Podeu utilitzar una carpeta per a fitxers no ordenats, però eviteu-ho tant com pugueu. Aquesta carpeta Miscel·lània es converteix ràpidament en el següent armari d'escombraries.

Colors

A Google Drive, totes les carpetes es mostren en gris de manera predeterminada, però podeu afegir 24 colors a les vostres carpetes. Feu clic amb el botó dret a una carpeta a la barra lateral o a la finestra principal i utilitzeu l'ordre Canvia de color. A continuació, seleccioneu el color desitjat. Com que els noms de les carpetes fan referència al contingut, podeu utilitzar els colors per a una altra dimensió. Per exemple, podeu deixar carpetes o subcarpetes que continguin treballs que ja heu acabat en gris. Però fas carpetes en què treballes de color verd, per exemple. Si voleu accedir ràpidament als vostres assumptes actuals, seleccioneu les carpetes verdes.

Si treballeu amb carpetes compartides destinades a diferents grups, podeu crear una carpeta groga per a l'equip groc i una carpeta vermella per a l'equip vermell. O doneu un color a les vostres carpetes de descàrrega o a les vostres carpetes personals. Potser té sentit que cada projecte tingui un color diferent?

Amb estrella

A la part superior esquerra, Google Drive mostra les categories: La meva unitat, Compartit amb mi, Recents i Destacats. Destaqueu els documents que feu servir sovint. Per fer-ho, feu clic amb el botó dret sobre un document. Amb aquesta estrella, torneu a guardar les cerques.

A més, les estrelles són útils per indicar quins documents encara heu d'acabar. Traieu l'estrella quan s'hagi acabat el treball. Si ho oblideu, fins i tot la llista de fitxers estrella es pot omplir ràpidament.

Allibera Google Drive

Google va ser un dels pioners dels serveis d'emmagatzematge al núvol que va superar el llindar dels 10 GB d'emmagatzematge gratuït. Ara cada usuari té 15 GB d'emmagatzematge gratuït. Això sona genial, però qualsevol persona que carregui fitxers de vídeo grans, moltes fotos d'alta resolució i fitxers PDF voluminosos s'adonarà que aquesta quota també és limitada. Google també té la seva pròpia manera de calcular la capacitat d'emmagatzematge ocupada. Aquest límit de 15 GB no només s'aplica a tot el que hi ha al vostre Drive, sinó també a tots els vostres missatges i fitxers adjunts de Gmail.

Raó més per netejar regularment les bústies de correu i eliminar fitxers adjunts grans. Podeu veure els detalls del vostre emmagatzematge al lloc web d'emmagatzematge de Google Drive. Tanmateix, els documents que creeu amb Documents, Presentacions i Fulls de càlcul de Google no compten per al vostre emmagatzematge de Google Drive. Així, manteniu el vostre Google Drive prim treballant en el format natiu de Google.

La manera d'utilitzar Google Fotos també és important per mantenir-se dins del límit de 15 GB. Si utilitzeu Google Fotos, podeu desar les fotos a través de la configuració Alta qualitat (2048 x 2048 píxels) en lloc de originall. Això us permet emmagatzemar fotos il·limitades. El mateix passa amb els vídeos si permeteu que Google els comprimeixi a 1080p (hd complet).

Quan tingueu una visió general de l'espai disponible i de les dades que heu emmagatzemat, podeu començar a netejar. Seleccioneu la secció La meva unitat i canvieu a la vista de llista. A la part inferior esquerra podeu veure la quantitat d'espai d'emmagatzematge que utilitzeu actualment. Com que Google no compta amb la vostra quota els fitxers que altres comparteixen amb vosaltres, el millor és que us pregunteu quins fitxers són realment vostres. Per tant, utilitzeu la funció de cerca i feu clic al quadre de cerca de la fletxa que apunta cap avall, de manera que pugueu trobar el quadre Propietari l'opció Propietat de mi pot seleccionar. Feu clic al botó blau Per buscar i obtindreu una llista de fitxers personalitzats. Elimina els documents que ja no necessites.

Com que ara esteu en mode d'organització de totes maneres, de seguida llenceu les coses que ja no feu servir. Quan suprimiu un fitxer de Google Drive, es mou a la paperera. Tots els fitxers de la Paperera romandran allà i ocuparan espai d'emmagatzematge fins que la buideu.

Si el document que esteu suprimint és un fitxer que una altra persona comparteix amb vosaltres, el fitxer només se suprimirà per a vosaltres. Si es tracta d'un document que comparteixes amb altres persones, aquests altres també perdran l'accés al document si l'elimines de tu mateix. Drive no mostra cap missatge de confirmació quan suprimeixes fitxers, però tens l'oportunitat de desfer una supressió amb el botó Desfer.

Copia els documents compartits

Veure la categoria Compartit amb mi. També aquí hi pot haver un embolic de fitxers i carpetes. Podeu moure aquest fitxer compartit a qualsevol carpeta de Google Drive. Per fer-ho, utilitzeu l'ordre de clic dret Moure's cap a. Però tingueu en compte que aquest fitxer compartit sempre continua sent propietat del propietari original. Ell o ella sempre pot esborrar-lo i després també desapareix amb tu. Si és un fitxer que realment no voleu perdre, podeu fer una còpia d'aquest fitxer per seguretat.

Aquesta còpia ja no està associada amb l'usuari que la va compartir originalment. Així que la nova còpia és tota teva. Per fer-ho, feu clic amb el botó dret al fitxer compartit i trieu l'ordre Fes una còpia. Aquesta còpia apareixerà a La meva unitat i no a la categoria Compartit amb mi.

Converteix fitxers PDF

Tens molts fitxers PDF al teu Google Drive? Quan es tracta de fitxers voluminosos, podeu estalviar espai convertint-los al format de Google Docs. Al cap i a la fi, sabeu que aquests no s'inclouen en el càlcul de l'espai d'emmagatzematge ocupat. Realitzeu aquesta conversió fent clic amb el botó dret al fitxer, després d'executar l'ordre Obert amb tria, seguit de Google Docs. El resultat és un document de Google amb el mateix nom que el fitxer PDF.

A continuació, podeu esborrar el fitxer PDF. No us oblideu de buidar les escombraries. També podeu comprometre's a la configuració de Google Drive per convertir tots els fitxers penjats al format de Google Docs de manera predeterminada.

Enllaços simbòlics

Finalment, suposem que voleu conservar diverses còpies del mateix fitxer en carpetes diferents de Google Drive. Per exemple, heu compartit diverses carpetes amb altres persones i determinats documents estan destinats a tots els equips. Voleu que quan algú canviï alguna cosa en una còpia d'aquest fitxer, aquests canvis s'apliquin immediatament a totes les còpies. Això és possible amb un enllaç simbòlic. De fet, feu un àlies d'aquest fitxer.

Seleccioneu el fitxer des del qual voleu fer un enllaç simbòlic i utilitzeu la combinació de tecles Maj+Z. Això mostrarà un mini-menú en el qual indiqueu a quina carpeta ha d'anar l'enllaç simbòlic. La drecera Maj+Z funciona a Windows i macOS. Podeu aplicar la drecera de teclat tant a fitxers com a carpetes. Quan suprimiu el fitxer principal, els enllaços simbòlics també desapareixeran.

Missatges recents