Cada cop hi ha més agències que es comprometen a no utilitzar paper, però no podeu evitar del tot rebre una carta de les autoritats fiscals per correu o rebre un rebut en una botiga. Vols digitalitzar tu mateix tota aquesta documentació? Aleshores pots: tot el que necessites és un telèfon intel·ligent amb càmera i el programari adequat. T'expliquem com pots escanejar amb el teu telèfon intel·ligent.
Consell 01: treball mòbil
Abans de donar-vos informació sobre quines aplicacions podeu utilitzar, primer us donem un consell sobre el vostre mètode. L'escaneig mòbil és molt més fàcil que escanejar amb un vell escàner de confiança, però quan deseu tots els rebuts, encara és molta feina quan teniu una muntanya de rebuts a l'escriptori. Aquests rebuts probablement estaran mig arrugats per llavors i això no facilita l'escaneig (vegeu el consell 6). Per tant, el que us recomanem és canviar el vostre mètode de treball. L'avantatge d'escanejar amb el vostre telèfon intel·ligent és que sempre teniu aquest telèfon intel·ligent amb vosaltres. És útil aprofitar-ho. És a dir: si rebeu un rebut, trobeu ràpidament un lloc tranquil, escanegeu el vostre rebut (i pengeu-lo directament al núvol, de manera que no correu el risc de perdre els rebuts si perdeu el vostre telèfon intel·ligent). Cal acostumar-s'hi, però una vegada que això passa a formar part de la teva rutina, et farà la vida molt més fàcil i organitzada.
Consell 02: trieu un núvol
L'escaneig de mòbils deixa les coses molt més clares... tret que, al cap i a la fi, ho desvirtuïs. Després de tot, hi ha molts llocs on podeu guardar els vostres fitxers. Per descomptat, al mateix telèfon intel·ligent, però ho recomanem molt: si perds el teu telèfon intel·ligent o si et roben, perdràs les teves dades. Per descomptat, també és possible sincronitzar amb el vostre PC o Mac, però això és una mica complicat perquè la càrrega al núvol és molt més ràpida (i de vegades automàtica). Si trieu un núvol, trieu realment un núvol. No carregueu un rebut a Dropbox i un altre a Google Drive. Tria i fes servir l'aplicació que s'adapti. La majoria de serveis al núvol tenen la seva pròpia aplicació amb capacitat d'escaneig. Parlem d'aquestes aplicacions i parlem d'una aplicació que no està en mans d'un servei al núvol.
Un servei de fotos en línia pràctic per a les vostres exploracions és Google Fotos. Podeu utilitzar-lo de manera gratuïta i funciona tant a la vostra tauleta com a telèfon intel·ligent (Android i Apple). A més, a Google Fotos podeu fer un ús útil dels àlbums, per exemple per categoritzar els vostres rebuts (o altres escanejos) o per separar-los de les vostres fotos habituals. Pots llegir tot sobre Google Fotos al nostre lloc.
Els serveis al núvol tenen totes les formes i mides, i és possible que preferiu un altre servei a Google Fotos. Cadascun té els seus propis avantatges i peculiaritats. Per exemple, a diferència de molts competidors, Dropbox no està lligat a un sistema operatiu concret. Això és diferent, per exemple, amb iCloud (integrat a l'ecosistema d'Apple), Google Drive o OneDrive de Microsoft.
I després hi ha infinitat de serveis més petits i una mica menys coneguts. Box, per exemple, que se centra més en les empreses. O SpiderOak, que té la privadesa com la seva gesta més important. Mega és un servei de Kim Dotcom, un conegut emprenedor d'Internet. I Stack és un núvol holandès que us ofereix ni més ni menys que un terabyte d'espai d'emmagatzematge gratuït. Així que molta opció.
Pràcticament totes les aplicacions al núvol també tenen una capacitat d'escaneig Consell 03: escaneja amb Dropbox
Dropbox ha estat capaç d'escanejar documents amb l'aplicació Dropbox tant per a Android com per a iOS des de l'any passat. El més útil d'això és, per descomptat, que els documents no es guarden al vostre telèfon intel·ligent, sinó que es pengen directament a Dropbox i possiblement es sincronitzen immediatament amb l'aplicació Dropbox del vostre ordinador. Per escanejar un document, inicieu l'aplicació Dropbox, premeu el signe més a la part inferior i, a continuació, trieu Escaneja document. La càmera s'iniciarà immediatament, després la podeu apuntar al document que voleu escanejar. Un marc blau mostra quina superfície s'escanejarà. El més bo és que no cal que subjecteu la càmera directament a sobre; l'aplicació corregeix la imatge mateixa. Premeu el signe més a la part inferior esquerra us permet afegir una pàgina, i prement els controls lliscants us permet controlar coses com el color, el blanc i negre, etc. Gira la imatge amb la icona a la part superior dreta. Satisfet? A continuació, premeu Següent, decidiu si serà un fitxer PDF o PNG, trieu una ubicació d'emmagatzematge a Dropbox i, a continuació, premeu Mantenir.
Consell 04: … amb Google Drive
Google també ha incorporat l'opció d'escaneig a la seva aplicació Google Drive, però malauradament aquesta funcionalitat només existeix per a Android en el moment d'escriure. Per utilitzar la funció d'escaneig a Google Drive, inicieu l'aplicació al vostre telèfon intel·ligent Android i premeu el signe més a la part inferior dreta (al cercle blau). Al menú que apareix, premeu Escaneja. Igual que a l'aplicació Dropbox, la càmera s'inicia immediatament i podeu apuntar-la al document que voleu escanejar. A diferència de Dropbox, no es mostra cap marc, però la idea és la mateixa i aquí també es corregeixen les imatges esbiaixades. Si aquest marc no està completament configurat correctament, podeu corregir-lo prement la icona amb el quadrat a la part superior. També en aquesta aplicació podeu afegir pàgines prement el signe més a la part inferior esquerra. La icona de la paleta de pintura a la part superior us permet triar si ha de ser de color o en blanc i negre, i els tres punts de la part superior dreta us permeten girar, anomenar o suprimir la pàgina completament. Quan estigueu satisfet, premeu la marca de verificació a la part inferior dreta i la vostra imatge es carregarà automàticament a Google Drive.
Consell 05: … amb Turboscan
L'aplicació TurboScan Pro costa 5,49 euros (o 3,50 euros per a Android), on les apps de Dropbox i Google Drive són gratuïtes. Però aquesta aplicació és més flexible i tenim alguna cosa a oferir per a això. Per escanejar amb TurboScan Pro (per a iOS o Android), inicieu l'aplicació i premeu la icona de la càmera a la part inferior esquerra (per exemple, també podeu carregar les fotos existents amb la icona de la part inferior dreta). Tan bon punt feu la foto, TurboScan col·loca el marc, que podeu ajustar al moment. Premeu Fet tan aviat com el marc és correcte (en la majoria dels casos, això és correcte automàticament). A la part inferior dreta podeu indicar si voleu desar el rebut en blanc i negre o en color (el blanc i negre ocupa menys espai), i podeu ajustar l'esquema de colors amb els quadrats de la part inferior. A continuació, premeu Pròxim. Amb la icona de la part inferior dreta (signe més) podeu afegir una pàgina a l'escaneig, amb la icona del pinzell podeu canviar el nom, afegir automàticament una data i indicar en quin format s'ha de desar l'escaneig. Amb el botó Compartir A la part inferior esquerra, deseu l'escaneig o pengeu-lo al núvol.
Els teus rebuts estan arrugats? Abans d'escanejar, col·loqueu-los sota una placa de vidreConsell 06: Arrugues
Us recomanem que escanegeu coses com ara els rebuts immediatament quan els rebeu, com podeu llegir al consell 1. Si això no és possible o simplement no voleu fer res, és probable que acabeu amb els rebuts arrugats. Això fa que l'escaneig sigui considerablement més difícil, però no impossible. Per descomptat, podeu plegar i enrotllar els rebuts/documents, però això requereix molt de temps i, per tant, és difícil trobar la utilitat de l'escaneig mòbil. Aquest problema es pot resoldre amb força facilitat amb el mètode que en realitat no és gaire diferent d'un escàner tradicional: una diapositiva de vidre. Agafeu un plat de vidre o plàstic d'un marc de fotos i col·loqueu-lo sobre el rebut per escanejar. Les arrugues ja no són un problema. Alguna cosa a fer durant el dia, perquè el reflex dels llums pot llançar una clau a les obres.
Consell 07: OCR?
Totes les aplicacions esmentades funcionen molt bé i de manera eficient, però tenen un defecte comú: no poden convertir el text escanejat en text digital (és a dir, text que després podeu copiar i enganxar). Afortunadament, hi ha aplicacions que utilitzen aquesta tecnologia (ocr), i una d'aquestes aplicacions és d'un fabricant de programari conegut: Microsoft! Office Lens és gratuït i està disponible tant per a Android com per a iOS. Per escanejar un document, inicieu l'aplicació i indiqueu a la part inferior que es tracta d'un document. Apunteu la càmera cap al document/rebut que voleu escanejar i premeu el botó vermell quan el marc blanc tanqui el document correctament. Ara premeu +1 inferior esquerra per afegir un altre document a l'escaneig o feu clic A punt a dalt a la dreta si esteu satisfet amb el resultat. Quan ara premeu PDF a la part inferior, el document es desa com a PDF editable, és a dir, tot el text del document es pot seleccionar i copiar.
Consell 08: Separació de fitxers
En alguns casos és útil escanejar molts documents com un sol document, simplement perquè és més ràpid. Però després acabeu amb un PDF gran, mentre que realment volíeu documents separats. Però podeu separar documents molt fàcilment. Un programa meravellós per a això és Adobe Acrobat DC, però aquest programa és car i no és una opció per a tothom. Afortunadament, també hi ha alternatives gratuïtes, i ni tan sols cal que instal·leu res. Visiteu www.splitpdf.com i carregueu el fitxer que voleu dividir (també el podeu importar directament des de Dropbox o Google Drive). fer clic a Extreu totes les pàgines en fitxers separats o especifiqueu específicament quins fitxers voleu dividir. Ara premeu Dividir per dividir realment els fitxers. Ara es crearà un fitxer zip que conté totes les pàgines del document principal com a fitxer PDF independent.
Voleu combinar diversos documents separats en un sol tot? Podeu fer-ho en línia de forma gratuïta Consell 09: … i combina
Per descomptat, també és possible la situació contrària: heu escanejat tot tipus de fitxers separats i voleu combinar-los en un sol PDF. Adobe Acrobat DC també ho pot fer, però també en aquest cas hi ha una eina en línia gratuïta que ho pot fer per vosaltres (dels mateixos fabricants, per cert). Navegueu a www.pdfmerge.com i pengeu els fitxers que voleu combinar en un sol PDF. Per defecte hi ha quatre camps, però fent clic Més fitxers podeu afegir més camps. A continuació, feu clic a Combinar! El lloc comença a funcionar per a vostè i gairebé immediatament després d'això, el fitxer PDF combinat es descarrega automàticament. També hi ha programari disponible als dos llocs que us poden fer la feina en línia, però aquest programari no és gratuït.
Consell 10: Organitzeu-vos
Al principi d'aquest article, us recomanem que opteu per un servei al núvol. En alguns casos això no serà possible (per exemple, perquè gestioneu junts una administració, un té un telèfon Android i l'altre té un iPhone amb una aplicació de Google Drive que no admet escanejos). Aquesta situació no és òptima, però encara és bastant fàcil de solucionar amb IFTTT. IFTTT és un lloc web que pot enllaçar serveis. Visiteu www.ifttt.com i creeu un compte. No cal que reinventes la roda, l'acció que estàs buscant ja l'han fet altres. Feu clic a la lupa i cerqueu sincronitzar Dropbox google drive (Per descomptat, podeu introduir qualsevol servei al núvol que vulgueu aquí; prenem aquests dos com a exemple). Trieu l'aplicació amb la descripció desitjada (en el nostre cas Sincronitza automàticament els fitxers nous afegits a Dropbox al teu Google Drive). Seleccioneu la carpeta a Dropbox on pengeu els rebuts i feu clic encendre. Els rebuts col·locats en aquesta carpeta es sincronitzen automàticament amb Google Drive. D'aquesta manera ho mantindràs tot junt.
