Sens dubte, hi haurà dies en què no enviïs quatre-centes cartes que s'hauran de proporcionar totes amb una salutació personal i altres dades personals. Precisament per això, hi ha moltes possibilitats que no estigueu familiaritzat amb la funció de les llistes de correu a Word i que us passeu hores en alguna cosa que es pot fer en pocs minuts (i també és menys propens a errors). T'ajudem a estalviar aquest temps.
1 Què són les llistes de correu?
Les llistes de correu és una funció de Word que us permet importar dades des, per exemple, d'un document d'Excel. Suposem que teniu un document Excel amb les dades de 25 persones, Word utilitzarà la funció Mailings per produir 25 documents que continguin aquestes dades. La resta del document es completa amb informació estàndard que és la mateixa per a cada document i cada carta. Així pots generar cartes personals molt ràpidament, mentre que només has de fer la feina una vegada. Llegiu també: Convertiu-vos en un veritable expert de Word en 12 passos.
2 Només pensa
Sembla una mica maldestre, però frenar és un dels passos més útils d'aquest taller. No hi ha res més molest que tenir-ho tot als càntirs, només per trobar que heu d'ajustar el document Excel perquè heu oblidat alguna cosa. Penseu en què voleu al document de Word. Per il·lustrar, enviem una invitació a un casament. En primer lloc, necessitem els detalls del nom i l'adreça per a l'adreça i la salutació personal, però també ens agradaria assignar números de taula per al sopar. Vindran dos-cents convidats, així que us podeu imaginar que seria una gran feina manualment. Amb una llista de correu tan fàcil.
3 Creeu un document de Word
Ara que teniu una idea bàsica del que voleu posar al vostre document (en el nostre cas, una carta), és hora de resoldre-ho. Inicieu Word i creeu un nou document mitjançant Fitxer / Nou / Document en blanc. També podeu triar utilitzar una plantilla, que no tingui cap influència en el resultat final. A continuació, creeu el document o escriviu la carta que voleu enviar. Completa aquesta carta, incloent-hi la salutació, l'adreça a la part superior dreta (si escau) i en el nostre cas: assignació dels números de la taula. Feu que les dades que voleu que s'omplen automàticament més endavant es posen en negreta, de manera que no les oblideu més endavant. En completar la carta, tens una visió general concreta de si has oblidat alguna cosa. Revisa el document i fes-lo comprovar per altres parts interessades (la teva parella, company, etc.) per assegurar-te que no has oblidat res. Desa el document.
4 Creeu un document Excel
A continuació, creeu el document Excel. Això sí, estalvia molt de temps si ja teniu tots els noms i adreces a Excel, de manera que només cal afegir els elements que falten. fer clic a Fitxer / Nou / Llibre de treball buit per crear el nou document. Les plantilles no són desitjables en aquest cas, això només crea confusió, manteniu-lo el més nu i senzill possible. El que és important saber és que les columnes d'Excel serveixen com a subjectes (és a dir, nom, adreça, número de taula, etc.) i les files serveixen com a enumeració de totes aquestes dades, és a dir, en el nostre cas, cada fila és una persona diferent. .
5 Ompliu un document Excel
Ara podeu començar a omplir el document Excel. En el nostre cas, col·loquem els següents encapçalaments a la primera línia del document: Nom, Cognoms, Adreça, Codi Postal, Ciutat i Número de taula. Un cop hàgiu fet això, bloquegeu la fila superior del document fent clic a la pestanya Imatge a la cinta i després Bloc/Bloc fila superior. Això és útil; d'aquesta manera podeu veure en quina columna esteu treballant amb documents llargs quan us desplaceu cap avall. Després omples el document: així a cada línia de cadascú la informació que pertany als encapçalaments (en el nostre cas, nom, cognom, etc.). Si voleu enviar els documents per correu electrònic, també cal una adreça de correu electrònic.
Preste atenció a les propietats correctes de la cèl·lula
Si només utilitzeu text al document Excel amb el qual voleu generar documents en Word, no us haureu de preocupar per les propietats de la cel·la. Però si també voleu esmentar quantitats al document final, per exemple, les propietats de la cel·la són importants. Les propietats de la cel·la indiquen a Excel exactament quin és el contingut d'una cel·la. Com que és possible que puguem veure fàcilment la diferència entre una quantitat, una data o un número de casa, Excel no pot. Per dir a Excel exactament què representa el contingut d'una cel·la, feu clic amb el botó dret a la cel·la i trieu Propietats cel·lulars. A la finestra que apareix, podeu triar quin tipus de contingut conté la cel·la a l'esquerra i configurar-ho a més a la dreta (per exemple, especificant quants números s'han de mostrar després del punt decimal).
6 Assistent de combinació de correspondència
El vostre document de Word està en procés i totes les adreces i altra informació s'han introduït al document Excel. Word pot fer molt amb la informació d'Excel, però després el programa, per descomptat, ha de saber primer a quin document es refereix i què n'ha de fer exactament. Podeu fer aquest enllaç molt fàcilment amb l'ajuda de l'assistent de Word. Assegureu-vos que teniu el document a Word on voleu inserir les dades obert i feu clic Enviaments / Inici de la combinació de correspondència / Assistent de combinació de correspondència pas a pas.
7 Seleccioneu el document Excel
Ara és el moment de prendre les decisions importants. No cal triar res en el primer pas, perquè ja hem creat un document. fer clic a Següent i deixa l'opció Utilitzant el document actual estan seleccionats. Feu clic de nou Següent. Deixa l'opció Utilitzant una llista existent estan seleccionats i feu clic Per fullejar. Ara navegueu fins al fitxer d'adreces que heu creat i feu clic Obrir i en D'acord a la finestra que apareix. Ara veureu que apareixen les adreces del document Excel, amb la primera fila (amb el nom de les descripcions, l'adreça, etc.) com a capçalera. fer clic a Següent.
